Insérer un formulaire dans un module ou une évaluation

Le formulaire permet de recueillir des informations ou des documents auprès de vos apprenants : avis sur la formation, plan d'action, questionnaire de satisfaction, dépôt de fichier… Vous le composez librement avec des textes, des médias et des champs de réponse, puis vous récupérez les réponses dans le tableau de bord ou par e-mail.

Sommaire

• Créer un formulaire
• Ajouter des champs
• Les types de champs
• Choisir comment récupérer les formulaires
• Ce que voit l'apprenant
• Récupérer les réponses dans « Mesurer »
• Modifier ou tester le formulaire
• Questions fréquentes

Créer un formulaire

1. Dans l'éditeur de votre module ou de votre évaluation, cliquez sur « Ajouter » à l'endroit où vous voulez placer le formulaire.
2. Dans la barre « Créer un contenu », ouvrez « Avancés » .
3. Cliquez sur « Formulaire » .
4. Remplacez « Titre du formulaire » par le titre de votre choix. Vous pouvez aussi ajouter une description (facultatif).

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Ajouter des champs

1. Cliquez sur « Ajouter un champ ».
2. Choisissez le type de champ (voir Les types de champs).
3. Rédigez la question ou le libellé du champ.
4. Si besoin, cochez « Obligatoire » et/ou « Dashboard » en haut à droite du champ (voir ci-dessous).
5. Cliquez sur « Confirmer ».

Vous pouvez ajouter autant de champs que nécessaire.

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Les cases « Obligatoire » et « Dashboard »

• Obligatoire : l'apprenant ne peut pas valider le formulaire sans avoir rempli ce champ. La mention « (Obligatoire) » s'affiche à côté de la question. Cette case n'existe pas pour les curseurs, qui ont toujours une valeur par défaut (voir Questions fréquentes).
• Dashboard : la réponse à ce champ apparaît dans le tableau de bord du module et dans l'export Excel des résultats (voir Récupérer les réponses).

Les types de champs

Le menu « Ajouter un champ » propose deux familles de champs : l'habillage, pour présenter votre formulaire, et les interactions, auxquelles l'apprenant répond.

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Habillage

• Textes : un Titre ou un Paragraphe, pour donner des consignes ou structurer le formulaire.
• Médias : une image pour illustrer le formulaire.

Interactions

Question ouverte

• Simple : l'apprenant répond sur une seule ligne (un nom, une date, un chiffre…).
• Multiligne : l'apprenant dispose d'une zone de texte pour une réponse plus longue.

Le champ « Votre texte par défaut ici » permet de préremplir la zone de réponse avec une consigne ou un exemple.

Curseurs & données

• Choix multiple : l'apprenant choisit parmi plusieurs options que vous définissez.
• Curseur avec des nombres : l'apprenant déplace un curseur entre une valeur minimum et une valeur maximum. Vous réglez le pas (l'écart entre deux valeurs) et pouvez nommer le minimum et le maximum (par exemple « Pas du tout » et « Absolument »).
• Curseur Oui / Non : l'apprenant choisit entre deux réponses.
• Choix dans une liste : l'apprenant sélectionne une réponse dans une liste déroulante.

Demande de pièce jointe

L'apprenant dépose un ou plusieurs fichiers directement dans le formulaire (plan d'action, justificatif, production…). Par défaut, tous les formats sont acceptés : Word, Excel, PowerPoint, PDF, Image, Audio, Vidéo, CSV, Texte et ZIP. Décochez ceux que vous ne voulez pas autoriser.

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Choisir comment récupérer les formulaires

Cliquez sur la roue dentée en bas du formulaire pour ouvrir les « Options de récupération du formulaire ». Quelles que soient les options choisies, chaque formulaire complété reste disponible dans le tableau de bord du module (onglet « Mesurer »).

• Envoyer automatiquement le formulaire par mail : chaque formulaire validé est envoyé aux adresses que vous indiquez (par exemple le formateur ou le manager), avec l'objet et le message de votre choix. Vous pouvez joindre un ou plusieurs médias à cet e-mail. Si aucune adresse n'est indiquée, aucun e-mail n'est envoyé : les auteurs du module ne sont pas prévenus par défaut.
• Permettre à l'utilisateur d'envoyer son formulaire aux contacts e-mails de son choix : l'apprenant voit un champ « Envoyer une copie aux adresses suivantes » et peut s'envoyer une copie ou l'envoyer à son manager.
• Permettre à l'utilisateur de télécharger directement son formulaire : après validation, l'apprenant peut télécharger son formulaire en PDF. Nous vous conseillons d'activer cette option pour qu'il garde une trace de ses réponses.

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👉 Pour voir à quoi ressemblent les e-mails reçus, consultez Les e-mails envoyés par Teach Up, section formulaires.

Ce que voit l'apprenant

1. Dans le module, l'apprenant voit le titre du formulaire et clique sur « Répondre ».
2. Une fenêtre s'ouvre avec tous les champs. Les champs obligatoires sont signalés par « (Obligatoire) ».
3. S'il y est autorisé, il peut indiquer des adresses dans « Envoyer une copie aux adresses suivantes ».
4. Il clique sur « Confirmer ».
5. Le formulaire affiche alors sa date de validation. L'apprenant peut le revoir et, si l'option est activée, le télécharger en PDF.

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Récupérer les réponses dans « Mesurer »

Toutes les réponses sont centralisées dans l'onglet « Mesurer » du module, liste « Participants ». Selon votre besoin, vous pouvez récupérer le formulaire d'un apprenant, ceux de plusieurs apprenants, ou toutes les réponses dans un tableau.

Le formulaire d'un apprenant (PDF)

1. Cliquez sur la ligne de l'apprenant pour la déplier.
2. Dans « Document », cliquez sur le fichier dont le nom contient « formulaire » : le PDF se télécharge.

Le bouton « Tout télécharger (.ZIP) » de cette même ligne récupère d'un coup tous les documents de l'apprenant.

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Les formulaires de plusieurs apprenants (ZIP)

1. Cliquez sur « Sélectionner ».
2. Cochez les apprenants voulus, ou la case en haut de la liste pour les sélectionner tous.
3. Cliquez sur l'icône « Télécharger les documents » : vous obtenez un fichier ZIP.
4. Dans le ZIP, repérez les fichiers dont le nom contient « formulaire ». Le nom de chaque fichier indique la date, l'apprenant, le module et le titre du formulaire.

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Toutes les réponses dans un fichier Excel

Cliquez sur « Résultats » au-dessus de la liste des participants. Le fichier Excel contient une colonne pour chaque champ dont la case « Dashboard » est cochée : vous avez ainsi une vue d'ensemble des réponses de tous les apprenants.

Modifier ou tester le formulaire

• Modifier un champ : cliquez sur le crayon à droite du champ.
• Supprimer un champ : cliquez sur la croix à droite du champ.
• Changer l'ordre des champs : faites glisser le champ par les points situés en haut de son cadre.
• Tester le formulaire : cliquez sur les trois points à droite du titre du formulaire, puis sur « Tester cet input ». Vous le voyez comme un apprenant, sans qu'aucune donnée ne soit enregistrée.

Questions fréquentes

Puis-je demander à mes apprenants de m'envoyer un document ?

Oui. Ajoutez un champ « Demande de pièce jointe » à votre formulaire : l'apprenant y dépose son fichier, que vous retrouvez dans « Mesurer ».

Puis-je ajouter un questionnaire de satisfaction ou un NPS ?

Oui. Ajoutez un champ « Curseur avec des nombres » réglé de 0 à 10, avec un pas de 1, et cochez « Dashboard » pour retrouver les notes dans l'export Excel.

À quoi correspond le « pas » d'un curseur avec des nombres ?

C'est l'écart entre deux valeurs possibles. Avec un minimum de 0, un maximum de 10 et un pas de 2, l'apprenant ne peut choisir que 0, 2, 4, 6, 8 ou 10. Avec un pas de 1, il peut choisir n'importe quel nombre entier de 0 à 10.

Peut-on télécharger les formulaires de tous les apprenants en une seule fois ?

Oui. Dans « Mesurer », cliquez sur « Sélectionner », cochez tous les apprenants puis cliquez sur « Télécharger les documents » : vous obtenez un fichier ZIP. Pour un tableau de toutes les réponses, utilisez plutôt « Résultats » (voir Récupérer les réponses).

Les auteurs du module sont-ils prévenus quand un apprenant remplit le formulaire ?

Non, pas par défaut. Aucun e-mail n'est envoyé aux auteurs, même si l'option « Envoyer automatiquement le formulaire par mail » est activée sans destinataire. Pour être prévenu, indiquez votre adresse (ou celle du formateur) dans « Destinataire(s) du mail ». Sinon, consultez les réponses dans l'onglet « Mesurer ».

Pourquoi les curseurs ne peuvent-ils pas être obligatoires ?

Un curseur a toujours une valeur par défaut. Si l'apprenant ne le déplace pas, cette valeur est enregistrée : une réponse existe donc toujours, et l'option « Obligatoire » n'est pas nécessaire.