Les départements participants

La fonctionnalité « Départements apprenants » permet d’affecter des participants à des départements spécifiques, en extension de la fonctionnalité « Départements ».

Cette fonctionnalité permet de décentraliser la gestion des participants au niveau de chacun des départements.  

Sommaire

• Fonctionnement des départements participants
• Affecter un participant à un ou plusieurs départements
• Retirer une affectation
• Retrouver le récapitulatif du nombre de participants par département
• Résumé
  
  

Fonctionnement des départements participants

Cette organisation permet aux responsables de départements d’avoir accès uniquement aux participants de leurs départements respectifs, simplifiant ainsi l’assignation des formations et le suivi.

Affecter un participant à un ou plusieurs départements

Afin de d'affecter un participant à un ou plusieurs départements, suivez les étapes ci-dessous : 

1. Accédez à l'onglet « Participants » .
2. Sélectionnez « Départements attachés » dans le menu.
3. Choisissez le ou les départements à rattacher au participant et sélectionnez 
   « Rattacher ».
4. Cliquez sur « Confirmer » pour valider. 

Retirer une affectation à un département

1. Accédez à l'onglet « Participants » .
2. Sélectionnez « Départements attachés » dans le menu.
3. Choisissez un ou plusieurs départements à détacher au concepteur.
4. Sélectionnez l'option « Interdire » puis validez.

Retrouver le récapitulatif du nombre de participants par département

Pour retrouver le récapitulatif du nombre de participants par département, suivez les étapes ci-dessous : 

1. Accédez à l'onglet « Départements » .
2. Retrouvez le récapitulatif dans la colonne « Participants ».

Les départements participants et les groupes

Les fonctionnalités « Groupes » et « Départements participants » sont complémentaires, mais elles ont des usages distincts.

• Les départements participants permettent d'organiser les participants en fonction des départements créés dans le studio. Chaque responsable de département peut ainsi gérer uniquement les participants qui lui sont rattachés.
• Les groupes, quant à eux, offrent une classification transversale, indépendante des départements. Ils permettent d’organiser les participants selon des critères complémentaires comme les promotions, les niveaux d’expérience ou les thématiques de formation.
  
  

  Exemple d'utilisation combinée :

  Si votre studio est structuré en départements correspondant à des pays (France, Allemagne, Espagne), les groupes peuvent permettre une classification supplémentaire basée sur d’autres critères.

  • Départements : France, Allemagne, Espagne
  • Groupes : Promotion janvier 2025, Promotion février 2025

  Lors de l’assignation d’une formation, vous pouvez ainsi cibler des participants d’un département donné et affiner votre sélection en filtrant par groupe.
  Seuls les participants appartenant au groupe et au département sélectionnés seront inclus dans l’assignation. Les autres seront grisés et inaccessibles.

Les départements participants et le catalogue

Si le catalogue est activé, les participants verront uniquement les formations accessibles dans leurs départements respectifs, plutôt que l’ensemble du catalogue depuis leur espace participant.

• Si un participant appartient à plusieurs départements, il pourra filtrer la sélection des formations par département.
• Les formations ajoutées au catalogue pour un département ne seront visibles que par les participants de ce département.

Résumé

✔ Un participant peut être rattaché à plusieurs départements.
✔ Les responsables de départements ne voient que les participants de leur(s) propre(s) département(s).
✔ Si le catalogue est activé, les participants accèdent uniquement aux formations de leur(s) département(s).
✔ Seuls les administrateurs et responsables de départements peuvent gérer les participants (ajout, déplacement, suppression, blocage).