La fonctionnalité « Départements apprenants » permet d’affecter des participants à des départements spécifiques, en extension de la fonctionnalité « Départements ».
Si votre studio est divisé en plusieurs départements, vous pouvez rattacher des participants à un ou plusieurs de ces départements.
Sommaire
- Fonctionnement des départements participants
- Affecter un participant à un ou plusieurs départements
- Retirer une affectation
- Retrouver le récapitulatif du nombre de participants par département
- Questions fréquentes
Cette fonctionnalité est disponible pour les détenteurs de l'option « Départements » et « Départements participants ».
Fonctionnement des départements participants
Cette organisation permet aux responsables de départements d’avoir accès uniquement aux participants de leurs départements respectifs, simplifiant ainsi l’assignation des formations et le suivi.-png.png?width=688&height=355&name=_-%20visual%20selection%20(3)-png.png)
Affecter un participant à un ou plusieurs départements
Afin de d'
- Accédez à l'onglet « Participants »
. - Sélectionnez « Départements attachés »
dans le menu. - Choisissez le ou les départements à rattacher au participant et sélectionnez
« Rattacher ». - Cliquez sur « Confirmer » pour valider.
❗️ Par défaut, les participants ont le statut « Autoriser sur invitation ». C'est-à-dire que s'ils accèdent à une activité (parcours, module ou évaluation) via lien d'accès direct, ils seront automatiquement rattaché au département associé.
Retirer une affectation à un département
- Accédez à l'onglet « Participants » .
- Sélectionnez « Départements attachés » dans le menu.
- Choisissez un ou plusieurs départements à détacher au concepteur.
- Sélectionnez l'option « Interdire » puis validez.
Retrouver le récapitulatif du nombre de participants par département
Pour retrouver le récapitulatif du nombre de participants par département, suivez les étapes ci-dessous :
- Accédez à l'onglet «Départements » .
- Retrouvez le récapitulatif dans la colonne «Participants ».
💡À retenir
- Un participant peut être affecté à plusieurs départements
- Les responsables de départements n'auront uniquement le visuel sur les participants de leur(s) département(s).
- Si le catalogue est activé, alors le participant voit dans le catalogue tous les modules de son ou ses départements qui ont été ajoutés au catalogue.
- Seuls les administrateurs et responsables de départements peuvent gérer les participants (attacher, déplacer, détacher, bloquer)
Questions fréquentes
Quel est la différence entre les groupes et les départements participants ?
Les fonctionnalités Groupes et Départements participants sont complémentaires, mais elles ont des usages distincts.
- Les départements participants permettent d'organiser les participants en fonction des départements créés dans le studio. Chaque responsable de département peut ainsi gérer uniquement les participants qui lui sont rattachés.
- Les groupes, quant à eux, offrent une classification transversale, indépendante des départements. Ils permettent d’organiser les participants selon des critères complémentaires comme les promotions, les niveaux d’expérience ou les thématiques de formation.
Exemple d'utilisation combinée :
Si votre studio est structuré en départements correspondant à des pays (France, Allemagne, Espagne), les groupes peuvent permettre une classification supplémentaire basée sur d’autres critères.
- Départements : France, Allemagne, Espagne
- Groupes : Promotion janvier 2025, Promotion février 2025
Lors de l’assignation d’une formation, vous pouvez ainsi cibler des participants d’un département donné et affiner votre sélection en filtrant par groupe.
Seuls les participants appartenant au groupe et au département sélectionnés seront inclus dans l’assignation. Les autres seront grisés et inaccessibles.