Créer un Coach Expert

Le Coach Expert vous permet d’accompagner vos participants après la formation, directement sur le terrain. Disponible pour tous les comptes disposant de l’option, il propose un accompagnement pédagogique à la demande pour transformer les acquis en actions concrètes.

Contrairement à un assistant classique, le coach expert guide la réflexion : il reformule, propose des pistes et s’appuie uniquement sur vos contenus pour garantir des réponses fiables et sécurisées.

Sommaire

Comprendre le fonctionnement du Coach Expert
Créer un Coach Expert
- Accéder à la création
- Définir les informations générales
Configurer la base de connaissances
Paramétrer le Coach Expert
Retrouver les résultats d'un Coach Expert
Questions fréquentes

Le Coach Expert est disponible pour tous les utilisateurs disposant de la fonctionnalité « Coach Expert ».

Comprendre le fonctionnement du Coach Expert

Le Coach Expert est une intelligence artificielle pédagogique conçue pour accompagner les participants dans leur montée en compétence.

Le Coach Expert ne donne pas uniquement une réponse toute faite. Il aide le participant à réfléchir, à reformuler sa problématique et à identifier des pistes d’action.

Il peut notamment :

Reformuler une question
Proposer des axes d’analyse
Donner des conseils contextualisés
Encourager le participant à mobiliser les acquis de la formation

Le Coach Expert s’appuie uniquement sur les contenus que vous intégrez dans sa base de connaissances. Cela permet de cadrer ses réponses et de garantir un accompagnement fiable.

Créer un Coach Expert

Accéder à la création

Afin de créer un nouveau Coach Expert, suivez les étapes suivantes :

Rendez-vous dans le studio Teach Up.
Cliquez sur « Mes Coachs Experts »
Cliquez sur « Nouveau Coach Expert ».

Définir les informations générales

Renseignez les premiers paramètres du Coach Expert :

Sélectionnez la langue parmi celles disponibles.
Choisissez un département si l’option est activée sur votre compte.
Ajoutez un titre au Coach Expert. Exemple : « Sollicitez votre expert pour tous vos sujets RH ».
Cliquez sur « Suivant ».

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Configurer la base de connaissances du Coach Expert

La base de connaissances est obligatoire. Elle permet au Coach Expert de s’appuyer sur des contenus fiables pour répondre aux participants.

Ajouter des contenus

Vous pouvez intégrer plusieurs types de contenus :

Importer des fichiers.
Ajouter du contenu texte.
Intégrer une page web via une URL.
Enregistrer du contenu oralement.
Importer le contenu d’un module, d’une évaluation ou d'un parcours existant

Pour les modules et évaluation : seuls les contenus textuels sont pris en compte.Les éléments suivants ne sont pas intégrés : les images, les vidéos, les liens, la base de connaissances utilisée pour créer le module.

Pour les parcours : le coach expert prend en compte : le contenu des modules, le contenu des évaluations, les documents présents dans le parcours.
En revanche, les éléments suivants ne sont pas pris en compte : les descriptions des parties, les bases de connaissances des modules, les vidéos, les liens, les paquets SCORM importés.

Teach Up affiche également le nombre total de mots intégrés. Pour obtenir des réponses de qualité, il est recommandé d’utiliser une base de connaissances suffisamment complète (entre 500 et 10000 mots), sans être trop volumineuse.

La base de connaissances est actuellement limitée à 20 000 mots, soit environ 40 pages en police taille 12. Au-delà de cette limite, il n'est plus possible d'ajouter de nouvelles sources.Pour garantir des réponses pertinentes et fiables, il est recommandé de créer plusieurs coachs experts lorsque les sujets à couvrir sont très différents ou particulièrement vastes.

Décrire le Coach Expert

Dans le champ « Parlez-nous du Coach Expert », indiquez le rôle du Coach et la manière dont il doit accompagner les participants.

Exemple :

Ce Coach Expert a pour but d'aider le service ressources humaines et les managers à gérer des situations du quotidien. Dans le cadre de la préparation des entretiens annuels et d'une campagne anti harcèlement avec un nouveau processus mis en place, nous avons besoin qu'ils soient tous au même niveau.

Personnaliser le style relationnel

Le champ « Style relationnel du Coach Expert » est facultatif. Il permet d’ajouter des consignes sur le ton et la posture du Coach.

Exemple :

Tutoyer le participant. Toujours écrire Freska de cette façon : "Freska"

Une fois ces éléments complétés, cliquez sur « C’est parti ».

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Paramétrer le Coach Expert

Après avoir cliqué sur « C’est parti », une nouvelle fenêtre s’ouvre. Teach Up génère automatiquement des éléments de paramétrage, que vous pouvez modifier à tout moment.

Modifier le texte d’introduction

Le texte d’introduction est le message affiché au participant lorsqu’il accède au Coach Expert.Par défaut, Teach Up génère une proposition que vous pouvez ajuster.

Exemple :

Cet expert accompagne les RH et les managers de Freska sur les situations du quotidien : entretiens annuels, retours d'absence, feedbacks difficiles et gestion des signalements. Posez vos questions directement, vous obtenez une réponse ancrée dans les processus et les outils de Freska.

Définir les domaines d’expertise

Les domaines d’expertise correspondent aux sujets que le Coach Expert peut traiter avec les participants.

Teach Up propose automatiquement des domaines, que vous pouvez modifier, supprimer ou compléter.

Exemples :

Pouvoir faire des feedbacks contextualisés
Les entretiens annuels
La gestion des retours d'absence longue durée
Connaître la procédure anti harcèlement de Freska

Ces domaines permettent de clarifier le périmètre du Coach Expert.

Le texte d’introduction et les domaines d’expertise s’affichent sur une même page lorsque le participant ouvre le Coach Expert, comme illustré ci-dessous :

Ajouter des suggestions par défaut

Les suggestions par défaut sont des questions ou situations proposées aux participants pour les aider à démarrer rapidement une conversation.

Teach Up propose automatiquement ces suggestions, que vous pouvez modifier, supprimer ou compléter.

Exemples :

Je ne sais pas comment formuler un feedback sans braquer mon collaborateur.
Mon collaborateur exprime une démotivation, je ne sais pas comment réagir.
Un salarié me signale une situation de harcèlement, quelles étapes je dois suivre ?
Je dois accueillir un collaborateur après six mois d'absence, comment structurer l'entretien ?
Je n'arrive pas à annoncer une mauvaise nouvelle à un collaborateur (refus de congés, d'augmentation, fin de période d'essai)

Une fois les champs vérifiés, cliquez sur « Confirmer ».

Côté participant, les suggestions par défaut s'affichent lorsque le participant ouvre le Coach Expert et n'a pas encore entamé d'échange avec celui-ci.

Questions fréquentes

Le Coach Expert peut-il accéder à Internet ou à des sources externes ?
Non, le Coach Expert n'a pas accès au web ni à des sources externes. Il s'appuie exclusivement sur les contenus présents dans sa base de connaissances pour répondre aux participants. Cette approche garantit la cohérence des réponses et leur alignement avec les contenus de votre organisation.

Le Coach Expert adapte-t-il ses réponses au niveau du participant ?
Le Coach Expert adapte sa posture de coaching en fonction des échanges et des formulations du participant. En revanche, les données de progression ou de maîtrise disponibles dans TeachUp ne sont pas utilisées dans la version actuelle.

Le Coach Expert recommande-t-il d'autres formations ?
Non. Le Coach Expert s'appuie uniquement sur sa base de connaissances pour accompagner les participants et ne recommande pas automatiquement d'autres contenus de formation.

Les participants peuvent-ils retrouver leurs conversations avec le Coach Expert précédentes ?
Oui. Les conversations sont conservées dans l'interface du Coach Expert et accessibles depuis l'historique des échanges.

Les participants peuvent également exporter :

une synthèse de la conversation ;
le détail complet des échanges.

Les administrateurs et les concepteurs peuvent-ils consulter les conversations avec le Coach Expert des participants ?
Non. Le contenu détaillé des conversations n'est pas accessible aux administrateurs ou aux concepteurs. En revanche, ils peuvent consulter les sujets abordés et analyser les tendances d'utilisation depuis les tableaux de bord du Coach Expert.

Que se passe-t-il lorsqu'un participant indique que son problème n'est pas résolu ?
Le participant peut relancer une seconde fois le Coach Expert. Selon le type de demande :

pour une question, le Coach propose une nouvelle explication ou une autre manière d'aborder le sujet ;
pour un coaching, il poursuit l'accompagnement avec une approche plus directe et synthétique.

Si le problème est résolu après cette seconde tentative, il est considéré comme résolu. Dans le cas contraire, le coaching prend fin, mais le participant peut toujours démarrer une nouvelle conversation.

Les réponses du Coach Expert peuvent-elles être modifiées ou validées manuellement ?
Non. Toutes les réponses sont générées automatiquement par l'intelligence artificielle de TeachUp.Il n'est pas possible de rédiger, modifier ou valider manuellement les réponses avant leur affichage.

Un participant peut-il importer un document pour le faire analyser par le Coach Expert ?
Non, cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement.

Peut-on intégrer un Coach expert dans un parcours ?
Oui. Le Coach Expert est une modalité pédagogique à part entière et peut être intégré dans un parcours.Lorsqu'il est utilisé dans un parcours, sa validation est effectuée dès son ouverture par le participant.

Le Coach Expert est-il un objet pédagogique TeachUp à part entière ?
Oui. Au même titre qu'un module, une évaluation ou un parcours, le Coach Expert constitue un objet pédagogique autonome.

Il peut être :

intégré dans un parcours ;
exporté en SCORM ;
partagé via un lien d'accès direct ;
intégré dans un module via un d'accès direct.

Est-il possible d'exporter les données du Coach Expert ?
Cette fonctionnalité est prévue dans une future évolution du produit, mais n'est pas encore disponible dans la version actuelle.

Le Coach Expert est-il disponible en version vocale ?
Non, cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement. Elle fait partie des évolutions envisagées pour les prochaines versions.

Quelle est la différence entre le Coach Expert et une IA générative comme ChatGPT ?
Le Coach Expert ne fonctionne pas comme une IA généraliste qui s'appuie sur Internet pour générer ses réponses.

Il s'appuie exclusivement sur la base de connaissances que vous lui fournissez. Ses réponses sont donc limitées aux contenus de votre organisation et alignées avec votre contexte métier.

Cette approche permet de :

garantir la cohérence des réponses ;
réduire les risques d'informations erronées ;
sécuriser les données de votre organisation ;
proposer un accompagnement pédagogique centré sur vos contenus.

Contrairement à une IA généraliste, le Coach Expert cherche également à faire réfléchir le participant plutôt qu'à lui fournir systématiquement une réponse toute faite.

Le Coach Expert est-il conforme au RGPD ?
Oui. Les données utilisées par le Coach Expert sont hébergées en Europe et ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle. Les contenus intégrés à la base de connaissances ainsi que les échanges réalisés avec le Coach Expert restent confinés à l'environnement sécurisé de Teach Up.