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Diffuser en assignant des apprenants

L’assignation permet de donner un accès nominatif à une activité (module, évaluation, parcours ou Coach Expert) à un ou plusieurs apprenants. Seuls les apprenants explicitement assignés peuvent accéder à l’activité.

Lorsqu’une activité est assignée, les apprenants concernés reçoivent un e-mail les invitant à réaliser la formation. Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque vous souhaitez contrôler précisément les accès et suivre la progression des apprenants depuis Teach Up.

Sommaire

Cette fonctionnalité est disponible pour les détenteurs de l'abonnement Platform. 

Vous êtes intéressés par l'assignation par API ? Rendez-vous sur cet article.

Assigner un apprenant

Deux méthodes d'assignation sont disponibles.  À noter qu'afin d'assigner un apprenant, il doit d'abord avoir été ajouté à la liste dans l'onglet « Apprenants ».

Assigner depuis la liste des apprenants

Afin d'assigner des apprenants depuis l'onglet « Apprenants », suivez les étapes ci-dessous :

  1. Rendez-vous dans l’onglet « Apprenants » ParentSocial .
  2. Cliquez sur le bouton « Sélectionner » situé sous la barre de recherche et choisissez les apprenants à assigner.
  3. Cliquez ensuite sur « Assigner des activités » usersAffectation.

  4. Une fenêtre s’ouvre et vous permet de rechercher les activités à assigner aux apprenants sélectionnés.

Astuce : si vous avez créé des groupes d'apprenants, vous pouvez trier par « Groupe » et sélectionner l'ensemble des apprenants de ce groupe.

5.    Cliquez sur « Assigner ».

Vos apprenants reçoivent un e-mail les informant que vous leur avez attribué une ou plusieurs activités.

Si vous assignez plusieurs activités en une seule action, un seul e-mail de notification est envoyé à l'apprenant, regroupant l’ensemble des accès accordés.

Pour visualiser le rendu de cet e-mail, consultez cet article.

Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet

Assigner depuis l’onglet « Diffuser » 

Afin d'assigner des apprenants depuis votre module, votre évaluation,votre parcours ou votre Coach Expert, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Rendez-vous dans l’activité à assigner (module de formation, évaluation, parcours ou Coach Expert).
  2. Cliquez sur l’onglet « 4. Diffuser » diffuse de votre activité.
  3. Sélectionnez « Assignations ».
  4. Cliquez sur « + Assigner » pour sélectionner les apprenants qui devront réaliser cette activité.

Astuce : si vous avez créé des groupes d'apprenants, vous pouvez trier par « Groupe » et sélectionner l'ensemble des apprenants de ce groupe.

5.    Cliquez sur « Assigner ».

Ces apprenants recevront alors un e-mail les informant que vous leur donnez accès à une activité à réaliser. Pour voir le rendu de cet e-mail, suivez cet article.

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Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet

Retirer une ou plusieurs assignations

Afin de retirer l'assignation à un ou plusieurs de vos apprenants, suivez les étapes ci-dessous : 

  1. Rendez-vous dans l’onglet « Diffuser » diffuse de votre activité dans la rubrique « Assignations ».
  2. Cliquez sur les options de l'apprenant concerné puis sur « Retirer l’assignation » trash_red.

L'apprenant auquel vous avez retiré l’assignation ne reçoit pas de notification. En revanche, s’il essaie de se connecter à l’activité, il verra un message d’erreur : « Votre administrateur ne vous a pas donné accès à cette page ».

Questions fréquentes


Un apprenant peut-il se connecter à sa formation via un lien d'accès direct même si la formation lui a été assignée ?
Oui, il peut se connecter. L'assignation de la formation donne à l'apprenant un accès prioritaire, peu importe les paramètres du lien.

Que se passe-t-il si un apprenant transfère l’e-mail d’assignation à un collègue ?
Le collègue ne pourra pas accéder à l'activité. L'accès est sécurisé et restreint aux apprenants assignés uniquement.

Les apprenants sont-ils notifiés lorsqu'on leur retire une assignation ?
Non, les apprenants ne reçoivent pas de notification lors du retrait d’une assignation. Cependant, s'ils tentent d'accéder à l'activité, un message d'erreur s'affichera : « Votre administrateur ne vous a pas donné accès à cette page ».

Comment renvoyer un e-mail d’assignation ?

Pour renvoyer un e-mail d’assignation, suivez ces étapes :

  1. Accédez à l’activité concernée (module de formation, évaluation, parcours ou Coach Expert).
  2. Cliquez sur l’onglet « 4. Diffuser » de votre activité.
  3. Sélectionnez l’option « Assignations ».
  4. À côté de l'apprenant concerné, cliquez sur les trois petits points « ... ».
  5. Choisissez « Renvoyer l’e-mail d’assignation ».

Peut-on désactiver l'envoi des e-mails d'assignation aux apprenants lors de leur affectation à une activité ?
Non, il n'est pas possible de désactiver l'envoi des e-mails d'assignation aux apprenants. Si vous souhaitez faire évoluer cette fonctionnalité, n'hésitez pas à en faire la demande auprès de notre équipe support.