Après avoir finalisé votre module, évaluation ou parcours de formation, vous pouvez programmer des relances automatiques par e-mail pour vos participants. Ces relances vous permettent de rester en contact avec vos participants et de les encourager à compléter leurs formations selon les critères que vous définissez.
Sommaire
- Accéder aux relances automatiques
- Créer une relance automatique
- Gérer et modifier vos relances
- Comprendre les destinataires des relances
- Exemples d’utilisation des relances automatiques
- Questions fréquentes
Les relances automatiques sont disponibles uniquement avec les offres Platform pour les formations diffusées par assignation ou par lien d'accès direct.
Accéder aux relances automatiques
Pour configurer des relances automatiques, suivez les étapes suivantes :
- Accédez à l’onglet « Diffuser » dans la barre latérale de navigation.
- Cliquez sur l'onglet «
Relances Automatiques ». Vous y trouverez toutes les relances déjà créées.
Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.
Créer une relance automatique
Pour créer une nouvelle relance automatique, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur le bouton «
Ajouter une relance » pour ouvrir la fenêtre de programmation. - Paramétrez la relance en suivant ces étapes :
- nommer la relance : donnez un nom clair et descriptif pour retrouver facilement votre relance.
- cibler les participants : sélectionnez les participants selon leur progression dans la formation.
- définir le moment de l’envoi : choisissez la date ou l'événement déclencheur pour l’envoi du message.
- rédiger le message : utilisez les modèles proposés par Teach Up ou écrivez votre propre message. Vous pouvez tester l'email en cliquant sur les « ... » à droite de la relance pour voir ce que les participants recevront.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Conseil : Bien que vous puissiez créer un nombre illimité de relances, nous vous recommandons de les limiter pour maximiser leur efficacité.
Gérer et modifier vos relances
Pour gérer les relances que vous avez créées, accédez aux options de gestion via les trois petits points 
à droite de chaque relance. Vous retrouvez alors les différentes options ci-dessous.
Modifier la relance
Afin de modifier la relance, sélectionnez le bouton« Modifier » 
. Ajustez alors les critères ou le contenu de la relance.
Notez que les participants ayant déjà reçu le message ne seront pas relancés, même si les critères sont modifiés.
Tester une relance
Afin de tester ou prévisualiser la relance qui sera envoyée aux participants, sélectionnez le bouton « Envoyer un exemple d'email » .
Une fois le bouton sélectionné, l'exemple d'email sera envoyé à votre adresse email.
Dupliquer une relance
Afin de dupliquer une relance, sélectionnez le bouton « Dupliquer » 
.
Créer une copie d’une relance existante permet de l'adapter à de nouveaux critères ou participants sans devoir tout reconfigurer.
Activer ou désactiver une relance
Afin de désactiver une relance, sélectionnez le bouton « Modifier » puis activez l'option « Inactif ».
Afin de réactiver une relance, sélectionnez le bouton « Rendre actif » 
.
Gérez l’état de la relance selon vos besoins. Une relance désactivée ne sera pas envoyée, mais vous pouvez la réactiver à tout moment.
Exporter la liste des destinataires
Afin d'exporter la liste des destinataires des relances, sélectionnez le bouton
« Liste des mails envoyés » 
. Un fichier au format Excel est alors automatiquement téléchargé. Ce fichier contient la liste des participants ayant reçu une relance.
Cela peut être utile pour analyser les données ou les intégrer à d’autres systèmes.
Supprimer une relance
Afin de supprimer une relance, sélectionnez le bouton « Supprimer» 
.
Cette action est irréversible.
Comprendre les destinataires des relances
Les relances automatiques s'appliquent selon les règles suivantes :
- chaque participant ne recevra qu’une seule fois une relance spécifique.
- si vous modifiez les critères d’une relance, les participants ayant déjà reçu le message ne seront pas relancés. Pour cibler de nouveaux critères, créez une nouvelle relance.
- les relances s’appliquent à tous les participants assignés à une activité ou ayant commencé une activité librement via leur compte Teach Up.
- les participants accédant à une formation via un autre LMS par export SCORM ne recevront pas de relances.
Exemples d’utilisation des relances automatiques
Les relances automatiques peuvent être utilisées de diverses manières :
- encourager le démarrage de la formation : incitez les participants à se lancer.
- rappeler les échéances : envoyez des rappels pour compléter les formations dans les temps.
- proposer des ressources complémentaires : envoyez des suggestions de lectures ou d'exercices supplémentaires.
- réactiver les connaissances : faites un suivi post-formation pour renforcer l'apprentissage.
Questions fréquentes
Comment programmer des relances récurrentes jusqu'à la complétion d'un parcours ?
Chaque relance n’étant envoyée qu’une seule fois, vous devrez créer plusieurs relances avec des intervalles différents pour maintenir une récurrence. Par exemple, pour envoyer un e-mail chaque semaine aux participants n’ayant pas complété leur parcours, vous pouvez créer des relances à J+7, J+14, J+21, etc.
Est-ce que les participants peuvent se désinscrire des e-mails de relances ?
Oui, les participants ont la possibilité de se désinscrire des e-mails de relance Teach Up. Pour cela, ils peuvent cliquer sur le bouton « Ne plus recevoir de rappel » situé en bas d’un e-mail de relance déjà reçu.
Un participant accédant à la formation via le lien d'accès direct mais non assigné peut-il recevoir des relances automatiques ?
Oui, les participants qui ont accédé à la formation par le lien d’accès direct peuvent recevoir des relances automatiques, notamment celles qui ciblent les participants ayant commencé mais pas encore terminé le parcours.