Les e-mails envoyés par Teach Up

Teach Up envoie des e-mails automatiques aux auteurs, aux administrateurs et aux apprenants : création de compte, assignation, relances, formulaires… Cet article les présente tous, avec un aperçu de chacun, pour que vous sachiez ce que reçoivent vos utilisateurs et quelles adresses autoriser.

Sommaire

Tous les e-mails en un coup d'œil
Les e-mails envoyés aux auteurs et administrateurs
Les e-mails envoyés aux apprenants
Les e-mails liés à l'abonnement
Les e-mails envoyés par les formulaires
Questions fréquentes

Tous les e-mails en un coup d'œil

E-mail	Destinataire	Envoyé quand…	Personnalisable ?
Création de compte auteur	Nouvel auteur ou administrateur	un administrateur l'invite	Non
Réinitialisation du mot de passe	Auteur ou apprenant	il clique sur « Mot de passe oublié »	Non
Copie d'activité reçue	Auteur destinataire	un auteur lui envoie une copie	Non
Transfert d'activité	Auteur expéditeur et destinataire	un auteur transfère une activité	Non
Newsletter	Auteurs et administrateurs actifs	chaque mois	Non
E-mails d'onboarding	Nouveaux auteurs et administrateurs	chaque semaine après l'inscription (6 e-mails)	Non
Assignation	Apprenant	une activité lui est assignée	Non
Relance	Apprenants ciblés	selon les règles de la relance	Oui : objet et message
Alerte de quota	Administrateurs	un quota de l'abonnement atteint 70 %, 90 % puis 100 %	Non
Formulaire : envoi automatique	Adresses choisies par l'auteur	un apprenant valide le formulaire	Oui : objet et message
Formulaire : copie par l'apprenant	Adresses saisies par l'apprenant	un apprenant valide le formulaire	Non

Adresses à autoriser : la plupart des e-mails partent de noreply@teachup.com, les relances de notifications@teachup.com, la newsletter et les e-mails d'onboarding de csm@teachup.com. Si vos utilisateurs ne reçoivent rien, demandez à votre service informatique d'autoriser ces adresses.

Les e-mails envoyés aux auteurs et administrateurs

Création de compte auteur

Quand un administrateur ajoute un auteur depuis l'onglet « Auteurs », le nouvel auteur reçoit l'e-mail « Finalisation de votre compte auteur ». Le bouton « Finaliser mon compte » lui permet de créer son mot de passe.

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : à l'invitation de l'auteur par un administrateur
Destinataire : le nouvel auteur ou administrateur

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👉 Les étapes de création de compte sont détaillées dans Se connecter pour la première fois.

Réinitialisation du mot de passe

Cet e-mail permet de créer un nouveau mot de passe en cas d'oubli. Il est envoyé aux auteurs comme aux apprenants. Le lien expire au bout d'une heure.

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : après un clic sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion
Destinataire : l'auteur ou l'apprenant qui a fait la demande

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Copie d'activité reçue

Quand un auteur utilise « Envoyer une copie à… » sur une activité, chaque destinataire reçoit l'e-mail « … a partagé des modules avec vous ». La copie apparaît dans son studio, en visibilité privée ; l'auteur d'origine garde son activité.

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : à l'envoi de la copie
Destinataire : chaque auteur qui reçoit la copie

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Transfert d'activité

Quand un auteur utilise « Transférer le module à… », l'activité quitte son studio et rejoint celui du destinataire. Deux e-mails sont envoyés :

à l'expéditeur, la confirmation « Module(s) Teach Up transféré(s) » ;
au destinataire, l'e-mail « … vous a transféré un module », avec un lien vers l'activité.

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : au transfert de l'activité
Destinataires : l'auteur qui transfère et l'auteur qui reçoit

E-mail reçu par l'expéditeur. Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet

E-mail reçu par le destinataire. Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet

👉 Voir Envoyer une copie ou transférer une activité.

Newsletter Teach Up

Chaque mois, la newsletter présente les nouveautés produit, des actualités et des astuces de conception.

Expéditeur : csm@teachup.com
Envoyé : une fois par mois
Destinataires : les auteurs et administrateurs actifs

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E-mails d'onboarding

Après leur inscription, les nouveaux auteurs reçoivent une série d'e-mails pour prendre en main Teach Up, à commencer par une invitation à suivre le parcours d'onboarding digital.

Expéditeur : csm@teachup.com
Envoyé : 6 e-mails au total, un par semaine après l'inscription
Destinataires : les nouveaux auteurs et administrateurs

Premier e-mail de la série. Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet

Les e-mails envoyés aux apprenants

Teach Up n'envoie ni publicité ni newsletter aux apprenants : seulement des e-mails liés à leur accès et à leurs activités. Ils reçoivent aussi, si besoin, l'e-mail de réinitialisation du mot de passe.

Assignation

Quand une activité est assignée à un apprenant, il reçoit l'e-mail « Une nouvelle activité (ou plus) vous attend sur votre espace apprenant Teach Up ! », avec un lien vers chaque activité. Si plusieurs activités sont assignées en une seule fois, l'apprenant reçoit un seul e-mail qui les regroupe.

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : dès l'assignation, depuis l'onglet « Apprenants » ou l'onglet « Diffuser » de l'activité
Destinataire : chaque apprenant assigné

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👉 Voir Diffuser en assignant des apprenants et Se connecter pour la première fois.

Relance

L'auteur programme des relances pour encourager les apprenants à commencer ou terminer une activité. Il choisit les apprenants ciblés, le moment de l'envoi, l'objet et le message. L'e-mail contient un bouton vers l'activité et, en bas, un lien « Ne plus recevoir de rappel ».

Expéditeur : notifications@teachup.com
Envoyé : selon les règles de la relance (date fixe, délai après l'assignation, inactivité…)
Destinataires : les apprenants ciblés par la relance

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Pour vérifier le rendu avant l'envoi, cliquez sur les trois points de la relance puis sur « Envoyer un exemple d'e-mail » : l'exemple vous est envoyé, à vous.

👉 Voir Paramétrer les relances automatiques.

Les e-mails liés à l'abonnement

Teach Up prévient les administrateurs quand l'abonnement approche de ses limites, pour leur laisser le temps d'agir.

Alertes de quota

Les administrateurs reçoivent une alerte quand l'un des quotas de l'abonnement atteint 70 %, puis 90 %, puis 100 %. Les quotas concernés sont :

les apprenants actifs uniques ;
les connexions en lien ouvert ;
les apprenants ayant utilisé E-learning by doing ;
les Entraînements joués (E-learning by doing) ;
les apprenants ayant utilisé Coach Expert ;
les problèmes posés (Coach Expert).

L'e-mail rappelle le seuil de l'abonnement et propose de limiter l'accès des utilisateurs inactifs depuis l'interface d'administration, ou de contacter Teach Up pour augmenter le quota.

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : à 70 %, 90 % puis 100 % de chaque quota
Destinataires : les administrateurs du compte

Exemple : alerte à 90 % du quota d'utilisateurs. Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet

Une fois le quota d'Entraînements atteint, les apprenants ne peuvent plus accéder aux modules qui en contiennent : ils voient l'écran « Module momentanément indisponible », qui les invite à contacter leur administrateur. Pour débloquer la situation, désactivez les Entraînements ou achetez des crédits supplémentaires.

Voir Insérer et configurer un Entraînement dans un module.

👉 Pour suivre votre consommation, voir Comprendre et suivre mon abonnement.

Les e-mails envoyés par les formulaires

Un contenu Formulaire peut envoyer les réponses de l'apprenant par e-mail. Ces envois se règlent dans les « Options de récupération du formulaire » (icône d'engrenage du formulaire). Dans tous les cas, les réponses restent consultables dans le tableau de bord du module.

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Envoi automatique du formulaire

Avec l'option « Envoyer automatiquement le formulaire par mail », chaque formulaire validé part vers les adresses que vous avez indiquées, avec l'objet et le message que vous avez rédigés. L'e-mail contient le formulaire complété en PDF et, le cas échéant, les documents que vous avez ajoutés (« Importer un ou plusieurs médias »).

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : à chaque validation du formulaire par un apprenant
Destinataires : les adresses définies par l'auteur

Ici, l'objet et le message ont été rédigés par l'auteur. Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet

Copie envoyée par l'apprenant

Avec l'option « Permettre à l'utilisateur d'envoyer son formulaire aux contacts e-mails de son choix », l'apprenant voit un champ « Envoyer une copie aux adresses suivantes » au moment de remplir le formulaire.

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Chaque adresse saisie reçoit l'e-mail « On vient de vous envoyer un formulaire via Teach Up », avec le formulaire complété en PDF. Son texte n'est pas personnalisable.

Expéditeur : noreply@teachup.com
Envoyé : à la validation du formulaire
Destinataires : les adresses saisies par l'apprenant

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Questions fréquentes

Peut-on personnaliser les e-mails envoyés par Teach Up ?
Oui pour les relances et pour l'envoi automatique des formulaires : vous rédigez l'objet et le message. Les autres e-mails, dont l'e-mail d'assignation, ne sont pas personnalisables pour le moment.

Peut-on désactiver l'e-mail d'assignation ?
Non, il n'est pas possible de désactiver l'envoi de l'e-mail d'assignation aux apprenants.

Les apprenants reçoivent-ils une newsletter ?
Non. Ils ne reçoivent que des e-mails liés à leurs activités et à leur compte.

L'e-mail d'invitation d'un nouvel auteur est arrivé en anglais. Pourquoi ?
Cet e-mail est envoyé dans la langue d'interface de l'administrateur qui fait l'invitation. Pour qu'il parte en français, l'administrateur doit avoir son interface en français au moment d'inviter. Le nouvel auteur peut ensuite choisir sa propre langue dans son profil.

Un apprenant est-il prévenu quand on lui retire une assignation ?
Non, aucun e-mail n'est envoyé. Voir Diffuser en assignant des apprenants.

Mes apprenants ne reçoivent pas les e-mails : que faire ?
Demandez-leur de vérifier leurs courriers indésirables, puis faites autoriser noreply@teachup.com et notifications@teachup.com par votre service informatique.