Paramétrer les relances automatiques

Après avoir finalisé votre module, évaluation, parcours ou Coach Expert, vous pouvez programmer des relances automatiques par e-mail pour vos apprenants. Elles vous permettent de garder le contact avec eux et de les encourager à démarrer puis à terminer leur formation, selon les critères que vous définissez.

Sommaire

• Accéder aux relances automatiques
• Créer une relance automatique
  • Choisir le ciblage des apprenants
  • Définir le moment de l'envoi
• Gérer et modifier vos relances
• Comprendre les destinataires des relances
• Exemples d’utilisation des relances automatiques
• Questions fréquentes

Accéder aux relances automatiques

Pour accéder aux relances automatiques d'une activité :

1. Ouvrez l'activité, puis cliquez sur l’onglet « Diffuser » dans la barre latérale de navigation.
2. Dans la rubrique « Relancer », cliquez sur « Relances automatiques ». Vous y trouverez toutes les relances déjà créées, avec leur statut (actif ou inactif) et le nombre d'e-mails envoyés.

Cliquez sur l'image pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.

Créer une relance automatique

Pour créer une relance :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter une relance » : la fenêtre « Programmer une relance » s'ouvre.
2. Nommez la relance : donnez-lui un nom clair pour la retrouver facilement, par exemple « Relancer les apprenants n'ayant pas commencé ». Le nom est obligatoire pour enregistrer.
3. Ciblez les apprenants dans le menu « Envoyer cette relance aux apprenants si… » (voir Choisir le ciblage des apprenants).
4. Définissez le moment de l'envoi dans le menu « Cette relance sera envoyée… » (voir Définir le moment de l'envoi).
5. Rédigez le message : personnalisez l'objet et le corps de l'e-mail, en partant du modèle proposé par Teach Up ou en écrivant votre propre texte.
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

L'interrupteur « Actif », en haut à droite de la fenêtre, est activé par défaut : la relance sera envoyée dès que ses conditions seront remplies. Désactivez-le (il affiche alors « Inactif ») pour préparer la relance sans l'envoyer pour le moment.

Création d'une relance : choix du ciblage, puis du moment de l'envoi.

Une fois la relance enregistrée, envoyez-vous un exemple pour vérifier ce que recevront les apprenants (voir Tester une relance).

Choisir le ciblage des apprenants

Dans la rubrique « Cibler les apprenants à qui envoyer cette relance », le menu déroulant « Envoyer cette relance aux apprenants si… » propose deux familles d'options :

Pour un Coach Expert, seul le ciblage « Formation non commencée » est disponible.

Le modèle d'e-mail proposé s'adapte automatiquement au ciblage sélectionné, tant que vous n'avez pas enregistré la relance ni modifié le modèle.

Définir le moment de l'envoi

Dans la rubrique « Définir le moment de l'envoi », le menu déroulant « Cette relance sera envoyée… » propose les options suivantes :

Pour les apprenants qui accèdent à la formation par le lien d'accès direct sans être assignés, utilisez « après une période d'inactivité de… » ou « à la date du… ».

Exemple : vous avez assigné vos apprenants le 1er juin. Le 10 juin, vous créez une relance envoyée 3 jours après l’assignation : la date d'envoi calculée serait le 4 juin, déjà passée, et la relance ne partira pas. Pour viser le 13 juin, paramétrez plutôt un délai de 12 jours.

Gérer et modifier vos relances

Cliquez sur les trois petits points à droite d'une relance pour afficher les options ci-dessous.

Modifier la relance

Sélectionnez « Modifier » , puis ajustez les critères ou le contenu de la relance.

Les apprenants ayant déjà reçu la relance ne la recevront pas à nouveau, même si vous modifiez ses critères. Pour relancer selon d'autres critères, créez plutôt une nouvelle relance.

Tester une relance

Sélectionnez « Envoyer un exemple d'email » : un exemple de la relance est envoyé à votre adresse e-mail, pour vérifier ce que recevront les apprenants.

Dupliquer une relance

Sélectionnez « Dupliquer » pour créer une copie de la relance. Vous pouvez ainsi l'adapter à d'autres critères sans tout reconfigurer.

Activer ou désactiver une relance

Pour désactiver une relance, sélectionnez « Modifier » , désactivez l'interrupteur en haut à droite de la fenêtre (il affiche alors « Inactif »), puis enregistrez.
Pour la réactiver, sélectionnez « Rendre actif » .

Une relance désactivée n'est pas envoyée, mais vous pouvez la réactiver à tout moment.

Exporter la liste des destinataires

Sélectionnez « Liste des mails envoyés » : un fichier Excel est téléchargé automatiquement, avec la liste des apprenants ayant reçu la relance. Il peut vous servir à analyser les envois ou à les intégrer à d’autres outils.

Supprimer une relance

Sélectionnez « Supprimer » .

Cette action est irréversible.

Comprendre les destinataires des relances

Les relances automatiques s'appliquent selon les règles suivantes :

• elles s’adressent aux apprenants assignés à l'activité, ou qui l'ont commencée librement depuis leur compte Teach Up ;
• l'apprenant doit remplir les critères de ciblage définis dans la relance ;
• chaque apprenant ne reçoit une relance donnée qu’une seule fois, même si vous modifiez ses critères ou s'il est réassigné ;
• les apprenants qui ont cliqué sur « Ne plus recevoir de rappel » dans un e-mail de relance ne reçoivent plus de relances ;
• les apprenants qui suivent la formation dans un autre LMS, via un export SCORM, ne reçoivent pas de relances.

Exemples d’utilisation des relances automatiques

Voici quelques combinaisons de ciblage et de moment d'envoi adaptées aux besoins les plus courants :

• encourager le démarrage de la formation : ciblage « Formation non commencée », envoi 7 jours après l'assignation ;
• rappeler une échéance : ciblage « Formation non terminée », envoi à la date de la veille de l'échéance ;
• remotiver les apprenants qui ont décroché : ciblage « Complétion comprise dans l'intervalle… » (par exemple entre 20 % et 80 %), envoi après une période d'inactivité de 10 jours ;
• proposer des ressources complémentaires ou réactiver les connaissances : ciblage « Formation terminée », envoi 30 jours après l'assignation.

Questions fréquentes

Comment programmer des relances récurrentes jusqu'à la complétion d'un parcours ?

Chaque relance n’étant envoyée qu’une seule fois, créez plusieurs relances avec des délais différents. Par exemple, pour relancer chaque semaine les apprenants n’ayant pas terminé leur parcours, créez des relances à J+7, J+14, J+21, etc. La duplication vous permet de les préparer rapidement.

Les apprenants peuvent-ils se désinscrire des e-mails de relance ?

Oui. Ils peuvent cliquer sur le bouton « Ne plus recevoir de rappel », en bas d’un e-mail de relance reçu.

Un apprenant qui accède à la formation par le lien d'accès direct, sans être assigné, peut-il recevoir des relances ?

Oui. Comme il n'est pas assigné, choisissez pour lui le moment d'envoi « après une période d'inactivité de… » ou « à la date du… ».

La duplication d’une activité copie-t-elle aussi ses relances ?

Oui, les relances sont reprises dans la copie, mais elles y sont toutes désactivées (« Inactif ») et leur compteur d'envois repart à zéro. Vérifiez-les, puis réactivez celles que vous voulez utiliser.

Puis-je préparer une relance sans l'activer tout de suite ?

Oui. Lors de la création ou de la modification de la relance, désactivez l'interrupteur en haut à droite de la fenêtre (il affiche alors « Inactif ») : la relance est enregistrée mais ne sera pas envoyée. Vous pourrez la réactiver plus tard avec « Rendre actif ».

Un apprenant désassigné puis réassigné reçoit-il la relance ?

Oui, à condition qu'il ne l'ait encore jamais reçue. Une relance déjà reçue n'est jamais renvoyée, même après une réassignation.