Programmer des relances automatiques aux participants par email

Vous venez de terminer votre module, votre évaluation ou votre parcours. Vous l'avez déjà diffusé ou vous apprêtez à le faire, et vous souhaitez paramétrer des relances automatiques par email aux apprenants. Grâce aux relances automatiques, programmez des messages qui seront envoyés automatiquement par e-mail aux participants de cette activité, selon les critères de votre choix.

Attention, les relances automatiques sont uniquement disponibles dans les offres Platform, pour des diffusions de formation par Assignation ou par lien. Tous les apprenants accédant à la formation depuis un autre LMS via un export SCORM ne seront pas concernés par les relances.

1. Pour paramétrer des relances automatiques, rendez-vous dans l’onglet « Diffuser »

Cet onglet se situe dans la barre latérale de navigation.

2. Cliquez ensuite sur l'onglet "Relances Automatiques"

Vous retrouverez sur cette page l'ensemble des relances déjà créées. Vous pouvez créer un nombre illimité de relances par email.

S'il peut être utile de prévoir des communications auprès de vos apprenants, nous vous conseillons toutefois d'en limiter le nombre pour maximiser leur impact.

3. Pour créer une nouvelle relance, cliquez sur le bouton "Ajouter une relance", qui vous ouvrira l'onglet de programmation.

Dans cette onglet, paramétrez votre relance :
Donnez-lui un nom pour la retrouver facilement
Ciblez les apprenants en fonction de la complétion de leur formation
Définissez le moment de l'envoi
Rédigez le message que les apprenants recevront. Partez des templates proposés par Teach Up ou écrivez votre propre message de relance.

Un conseil : testez votre email pour voir ce que les apprenants recevront. Pour tester l'email, cliquez sur les "..." à droite de la relance.

4. Gérez vos relances dans le temps

Depuis le bouton "...", retrouvez l'ensemble des actions pour gérer vos relances :
Modifiez votre relance : si vous modifiez les critères d'une règle existante, les apprenants qui auraient déjà reçu le message ne seront donc pas relancés (et ce même s'ils sont concernés par des nouveaux critères)
Activez / désactivez votre relance
Exportez la liste excel des personnes ayant reçu votre email de relance
Supprimer votre relance

5. Quels apprenants reçoivent les relances ?

Les relances que vous créez ne s'appliqueront qu'une seule fois pour chaque apprenant.
Si vous modifiez les critères d'une règle existante, les apprenants qui auraient déjà reçu le message ne seront donc pas relancés (et ce même s'ils sont concernés par des nouveaux critères).
Si vous souhaitiez relancer tous les apprenants concernés par des nouveaux critères, vous devez créer une nouvelle règle (et vous pouvez supprimer la première).
Tous les apprenants assignés à une activité seront potentiellement concernés par ces relances.
Tous les apprenants ayant démarré une activité librement en étant identifié avec leur compte Teach Up seront potentiellement concernés par les relances.
Tous les apprenants accédant à une activité depuis un autre LMS via un export SCORM ne seront pas concernés par les relances.

6. Quelques idées d'utilisation des relances automatiques par email

Vous pouvez utilisez les relances de nombreuses manières :
Incitez vos apprenants à se lancer
Rappelez aux participants de compléter leurs formations dans les temps
Proposez des ressources complémentaires par email
Réactivez les connaissances quelque temps après la fin des formations

7. Nos réponses à vos questions fréquentes

Comment faire en sorte qu'un email de relance s'envoie tous les X jours jusqu'à complétion du parcours ?
Chaque relance ne s'exerçant qu'une seule fois, il sera nécéssaire de créer plusieurs relances avec des intervalles différents. Par exemple, pour qu'un mail parte chaque semaine aux personnes n'ayant pas complété leur parcours, il faudra créer plusieurs relances : une à J+7 une à J+14, une à J+21 etc.

Mis à jour le : 08/12/2023